Ha Kick en Lucy,
Zie hieronder de toolkit - tijdelijk opengesteld. Hier komt vaak een tekst van de organisatie zelf te staan.
Vriendelijke groet!
Wouter
Verandertoolkit werken vanuit de bedoeling bij de gemeente Meppel
Over de inhoud van deze toolkit
De toolkit bestaat uit tal van animatiefilmpjes, werkplaten en denk- en doekaarten. Bekijk het overzicht werkpakketten voor de 18 werkpakketten opgedeeld naar 6 thema's:
- A - Anders kijken
- B - Grenzeloos samenwerken
- C - Ambtelijk vakmanschap
- D - Omgaan met regels
- E - Wijkgericht werken
- F - Leidinggevenden aan de veranderopgave
Onderaan deze pagina vind je ook een gebruiksaanwijzer voor hoe je slim met de werkmaterialen om kunt gaan.
Deel A: Anders kijken
#1 Werken vanuit de bedoeling bij de gemeente
Op steeds meer plekken gaat het over het 'werken vanuit de bedoeling'. Waarbij niet de interne processen centraal staan, maar de opgaven in de buitenwereld. Maar wat wordt daar nu precies mee bedoeld?
#2 Een spannende vraag
Werk jij voor de overheid? Of werk jij voor de samenleving? Een spannende vraag natuurlijk omdat het een tegenstelling suggereert die wij in de praktijk niet zo ervaren. En toch is het misschien eens leuk onszelf deze spiegel voor te houden. Want al vinden al onze interne processen hun oorsprong in belangrijke waarden vanuit de samenleving - toch kan een middel soms nog wel eens verworden tot een doel op zich. Zeker ook bij ons.
#3 Van legpuzzel naar ecosysteem
Hoe zie jij de wijk? Als een soort legpuzzel van vraag en aanbod, met tekorten en overschotten, leerachterstanden, cliënten en rechtmatigheidsvraagstukken? Of zie je de wereld meer als een ecosysteem waarin alles met elkaar samenhangt, groei een natuurlijk fenomeen is en het er vooral om gaat te zaaien, te snoeien en te zorgen voor water en zonlicht? Wat je ziet is bepalend voor wat je wel of juist niet doet.
Via dit werkpakket word je uitgenodigd de wijk weer even echt te zien als een ecosysteem. Met uiteraard de vraag hoe dat perspectief jouw manier van werken verandert.
Deel B - Grenzeloos samenwerken
#4 Krachtig maatschappelijk samenspel
De macht en tegenmacht vormen een belangrijke basis voor het overheidsfunctioneren. Iedere actor heeft daarin een eigen rol en dus ook een eigen verantwoordelijkheid. Maar iedere actor heeft ook invloed op de ander. Daarin kun je elkaar sterker maken - hoe lastig dat soms ook is. Zeker als dat soms ook een stukje ten koste van je eigen rol gaat. Je kunt elkaar ook zwakker maken. Hoe ziet jij dat speelveld? En de rol van ons als gemeente of ambtenaren daarin?
#5 Grenzeloos samenwerken
De gemeente is opgedeeld in organisatieonderdelen, afdelingen, teams en functies. Al lang praten we over de verkokering die daarin kan ontstaan. We zien dat en zijn dus steeds beter aan het afstemmen, maar is dat voldoende antwoord op wat er nodig is om de juiste mensen samen te laten werken aan de opgaven waarvoor.we staan?
#6 Gelijkwaardig samenwerken
Deskundigheid is een belangrijke sleutel tot een goed functionerende overheidszorg. Rondom die deskundigheid creëren we dan ook vaak professionele standaarden, eisen en kwaliteitscriteria waar we vervolgens ook onze middelen aan koppelen. En toch ontstaat er daarmee een dynamiek die soms juist averechts werkt. Dan staat het vasthouden aan deskundigheid en het professionele spel juist de gelijkwaardige relatie in de weg die nodig is om echt aan te kunnen sluiten bij wat er werkelijk speelt.
Wat betekent dat voor de professional? Voor de manier waarop we onze middelen verdelen? En verantwoording afleggen?
Deel C - Ambtelijk vakmanschap: eigenaarschap geven en nemen
#7 Het juiste midden
We werken als overheid vanuit een aantal belangrijke waarden. We willen betrouwbaar zijn, slim met maatschappelijke middelen omgaan en er daarmee zijn voor iedereen die ons nodig heeft.
Steeds meer zien we echter dat het voorkomen van willekeur ook op gespannen voet staat met maatwerk. Dat een focus op rechtmatigheid soms onrechtvaardig uitwerkt en dat een focus op efficiency er niet altijd tot leidt dat opgaven opeens beter betaalbaar worden. De wereld vraagt steeds meer wendbaarheid en flexibiliteit - maar hoe houden we onze waarden daarin overeind?
#8 Hoort het? of helpt het?
Doen we dingen omdat het zo hoort - vanuit regels of juist onze gewoontes? Of doen we dingen omdat ze ons ook echt helpen? Een eerste simpele vraag die veel mensen in de praktijk helpt om in de drukte van de werkweek toch met de bedoeling aan de gang te gaan. Daarmee is het een goed aangrijpingspunt om mee aan de gang te gaan en er direct ook wat diepte in aan te brengen. Want hoe simpel de vraag misschien lijkt - het antwoord is niet altijd even simpel.
#9 Geef niet de oplossing, geef het probleem
Het staat als ambitie beschreven bij iedere organisatie: hoe kunnen we het eigenaarschap lager beleggen? Maar er is een hardnekkig patroon in organisaties geslopen waardoor het voor de medewerkers lastig is om verantwoordelijkheid ook echt te durven pakken. Met het animatie filmpje 'Geef niet de oplossing - geef het probleem' vind je in dit werkpakket een hefboom om het eigenaarschap inderdaad veel dichter in de praktijk te laten ontstaan.
Deel D - Omgaan met regels
#10 Werken vanuit de bedoeling
Het werkpakket 'Werken vanuit de bedoeling' schetst de spanning tussen de leefwereld - het hier en nu - en de systeemwereld. De wereld die soms enorm helpt, maar soms ook juist in de weg zit. Wat is nu eigenlijk de bedoeling? Wat staat ons in de leefwereld in de weg de goede dingen te doen? En hoe gaan we om met regels en afspraken zoals die er zijn?
#11 Een professioneel antwoord
Regels zijn er niet voor niets, daar heb je je als professional toe te verhouden. Ze geven je als het ware een goede hint voor de meest professionele oplossing. Het is daarom niet goed om regels, formats of protocollen te braaf te volgen, maar evenmin is het niet goed ze naast je neer te leggen. Wat is het professionele antwoord op regels? En hoe zorg je ervoor dat je niet vanuit regels naar de praktijk kijkt, maar vanuit de praktijk naar regels?
#12 Willekeur voorkomen in goede overheidszorg
Rechtszekerheid en rechtsgelijkheid zijn belangrijke waarden voor een goed functionerende overheid. Zo beschermt zij haar burgers die vaak een zwakkere positie hebben dan de gemeente bij geschillen. Tegelijkertijd willen we ongelijke situaties ook ongelijk behandelen wanneer de situatie daar om vraagt. Hoe kunnen we daar als gemeente goed mee omgaan?
#13 Anders denken, doen en organiseren in de wijk
Haast overal klinkt het zelfde verhaal: we willen 'doen wat nodig is', 'samenwerken voorbij de schotten van de organisaties', 'eigenaarschap zo dicht mogelijk in de praktijk' et cetera. Maar hoe doe je dat? Soms kan het in de zoektocht naar zo'n andere manier van organiseren inspirerend zijn om voorbeelden te zien waar dat al goed lukt. Bij Proeftuin Ruwaard in Oss hebben ze daar mooie stappen in gezet. In dit werkpakket zie je hoe ze dat gedaan hebben en word je uitgenodigd om de essenties van de proeftuin eens te spiegelen aan je eigen werkpraktijk.
#14 De volgende stap
Ghandi zei: 'Wat je voor mij doet, maar niet met mij, doe je tegen mij'. Einstein zei: 'Je kunt een probleem niet oplossen met dezelfde denkwijze als waarop het probleem ontstaan is'. Rondom de decentralisaties werd er een transformatie beoogd, maar op de meeste plekken is dat nog niet gelukt. En organiseren we nu kleinschalig vanuit de zelfde logica als dat we dat eerst landelijk deden.
Goed dus om eens te kijken naar de stap die we al wel gemaakt hebben, én ook te onderzoeken wat die volgende denkslag zou kunnen zijn.
Deel F - Leiding geven aan verandering
#15 Ruimte geven zonder grip te verliezen
Iedere organisatie worstelt met de balans tussen ruimte en controle. Maar in een goede sturing gaan ze als vanzelf hand in hand. Hoe gaan jullie daar mee om? In dit filmpje vijf schuifjes om de ruimte mee af te bakenen, met een aantal concrete handvatten en waarschuwingen. Steeds als wij in de praktijk een casus vinden waar het vast loopt en de energie uit loopt, is dit het filmpje dat wij gebruiken om te laten zien hoe dichtbij het alternatief is.
#16 Een ander houvast
Hoe dichten we het gat tussen de visie en de praktijk? Iedere organisatie worstelt daarmee. Er zijn maar weinig mensen die bij een dilemma het meerjarenbeleidsplan er eens bij pakken. En misschien zou je dat ook niet moeten willen. Maar als je wilt inspelen op steeds wisselende omstandigheden dan is het noodzakelijk het kompas in de praktijk goed te richten.
#17 Een zinvolle omweg
Hoe kunnen we de oplossingen zoals we die bedenken echt laten aansluiten bij hoe het werkt in de praktijk? En hoe komen we daarin voorbij onze eigen box? Om kritisch te kijken naar ingesleten denkpatronen in ons hoofd, maar zeker bij de start van een nieuw project, of nieuwe werkwijze, kan het heel waardevol zijn eens te werken vanuit 'Een zinvolle omweg'.
#18 Over moeten en willen
De manier waarop we kwaliteit in organisaties proberen te borgen heeft veel 'moeten' in zich gekregen. Terwijl iedereen voelt hoe veel krachtiger 'willen' eigenlijk is. Net als 'Hoort het of helpt het?' is dit een werkpakket dat heel basaal inspeelt op een klein maar superwezenlijk mechanisme dat iedereen zal herkennen. En dat tegelijkertijd een enorme hefboom kan geven in het anders kijken naar sturing en control.
Gebruiksaanwijzer
Uiteraard kun je zelf helemaal bedenken hoe de filmpjes en achterliggende materialen jullie kunnen helpen. De toolkit is géén e-learning, géén methodiek. Het zijn hulpmiddelen voor het goede gesprek. Om elkaar scherp te houden, bij grote en kleine dilemma's. In de gebruikersaanwijzer vind je wat tips die je daar wellicht bij kunnen helpen.
Zo hebben we uit ervaring geleerd dat het belangrijk is goed te doseren en de praktijk zo veel mogelijk als uitgangspunt te nemen. Om die reden zijn ook alle werkmaterialen te downloaden en te printen, zodat ze een plekje kunnen krijgen aan de vergadertafel of in de reeds bestaande whats app groep.
Thom Verheggen en Wouter Hart
De toolkit is ontwikkeld door Wouter Hart en Thom Verheggen. Zij schreven diverse bestellers over het werken vanuit de bedoeling, zoals Verdraaide organisaties en Anders Vasthouden. Om het gedachtengoed zo toegankelijk mogelijk te maken, vertaalden zij hun gedachtengoed in verschillende toolkits zoals ook deze toolkit voor het werken vanuit de bedoeling binnen de gemeente. Meer informatie over wat zij doen vind je op hun site.
Een paar van de filmpjes zijn in samenwerking tot stand gekomen met het programma Grenzeloos samenwerken binnen het rijk, de VNG en de Gemeente Amsterdam. Mis je zelf een filmpje? Neem dan contact met ons op. Onze dank gaat ook uit naar Herman Tjeenk Willink, Maarten Schurink, Albert Jan Kruiter, Kathinka Bruinsma en Bart Bakker die ons geïnspireerd hebben rondom een aantal filmpjes.